Qué mirar antes de implantar un gestor documental

LA IMPLANTACIÓN NO EMPIEZA CUANDO ELIGES EL SOFTWARE

Empieza mucho antes, y ahí es donde se decide si va a funcionar.

El patrón habitual: una empresa se harta de buscar documentos, compra un gestor documental, lo implanta, forma al equipo. A los ocho meses la gente sigue guardando cosas en su carpeta y mandando adjuntos por correo. El sistema está pagado y medio vacío.

No falló el software. Casi nunca falla el software. Fallan decisiones que se tomaron antes de mirar catálogos.

LAS SIETE PREGUNTAS QUE DECIDEN EL RESULTADO

1 · ¿Quién va a meter la información, y qué gana por hacerlo?

Es la primera y la que más implantaciones mata. Si meter un documento en el sistema es trabajo extra para quien lo hace, y el beneficio se lo lleva otro, no se hace. No es falta de disciplina: es que los incentivos están al revés.

La prueba: ¿el sistema le ahorra tiempo a la misma persona que introduce la información? Si la respuesta es no, hace falta que la información entre sola desde donde ya está, el correo, el ERP, la carpeta que ya usan.

2 · ¿Se busca por nombre de archivo o por lo que dice dentro?

Buscar por nombre exige que alguien haya nombrado bien. Y nadie nombra bien sistemáticamente durante tres años.

Si el buscador solo mira nombres y etiquetas, has cambiado «buscar en carpetas» por «buscar en carpetas con más pasos». La pregunta al proveedor: enséñame buscar una frase que esté en la página 14 de un PDF escaneado.

3 · ¿Qué pasa con los correos?

En una empresa de proyecto, buena parte de la información importante no es un documento: es lo que se acordó en un hilo de correo. Un gestor documental que solo gestiona archivos deja fuera la mitad de la historia.

La pregunta: ¿cómo entra un correo aquí, y cuántos clics cuesta? Si la respuesta es «se arrastra a mano», vuelve a la pregunta 1.

4 · ¿Hay que migrar todo lo viejo?

Casi siempre la respuesta honesta es no, y casi siempre el proyecto se plantea como si fuera que sí.

Migrar quince años de carpetas cuesta más que todo lo demás junto y aporta menos de lo que parece: la gran mayoría de las consultas son sobre los últimos dos años. Empezar por lo nuevo y dejar lo viejo accesible suele ser mejor decisión, y permite ver si el sistema funciona antes de gastarse el presupuesto en mover el archivo.

5 · ¿Quién ve qué?

Los permisos parecen un detalle de configuración y son una decisión de negocio. Si todo el mundo lo ve todo, hay documentos que no van a entrar nunca. Si los permisos son tan finos que hay que pedir acceso para cada cosa, la gente vuelve al correo.

La pregunta incómoda: ¿qué pasa cuando alguien se va? Si su carpeta personal se va con él, no tienes un gestor documental.

6 · ¿Se puede sacar todo?

Vas a meter ahí la memoria de la empresa. Pregunta cómo se saca, y pídelo por escrito: en qué formato, cuánto tarda, si los metadatos y el histórico salen también.

Un proveedor que no responde esto con claridad te está diciendo algo importante.

7 · ¿Cómo sabremos si ha funcionado?

Si no se mide antes, no hay forma honesta de decirlo después. Y «la gente está más contenta» no es una medida.

Lo que sí lo es: cuánto se tarda hoy en encontrar el estado de un expediente concreto. Cronométralo con tres casos reales antes de empezar. Es media hora de trabajo y es lo único que permitirá decir si valió la pena.

LA SEÑAL DE ALARMA MÁS FIABLE

Que en la primera reunión el proveedor ya sepa qué venderte.

Si no ha preguntado cuántos documentos, de qué tipo, quién los mete, desde qué sistemas entran ni cuánto se tarda hoy en encontrarlos, lo que sabe es qué vende. Y lo que vende puede ser exactamente lo que necesitas, pero no lo sabe, y tú tampoco.

Y UNA DECISIÓN ANTERIOR A TODAS

Antes de elegir gestor documental, merece la pena preguntarse si el problema es de documentos.

Muchas veces lo que duele no es no encontrar un archivo: es no saber el estado de un proyecto sin preguntarle a una persona. Y eso no lo arregla un gestor documental, porque la mitad de esa información no es un documento, es un correo, un acta, una decisión que alguien tomó en una llamada.

Si te reconoces más en esto segundo, la conversación es otra.

Centralizar la información de proyectos y expedientes

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cuánto cuesta implantar un gestor documental? El rango es enorme y depende sobre todo de lo que se decida en las preguntas 4 y 5. Un proyecto que empieza por lo nuevo y con permisos sencillos cuesta una fracción de uno que migra quince años y modela permisos por departamento.

¿SharePoint, Drive o algo específico? Depende de la pregunta 3. Si la información importante viaja por correo y hay que relacionarla con proyectos, las herramientas genéricas se quedan cortas, no por capacidad, sino porque nadie las va a alimentar a mano.

¿Cuánto tarda? Si el alcance es «lo nuevo, buscable, con los correos dentro», semanas. Si es «todo lo de la empresa desde 2010», meses y con riesgo de no terminar.

¿Hace falta cambiar cómo trabaja el equipo? Cuanto menos, mejor. La implantación que funciona es la que se acopla a lo que ya hacen; la que falla es la que les pide un paso más cada día.

Si estáis evaluando ahora mismo, en media hora podemos repasar estas siete preguntas sobre vuestro caso. Sin propuesta: si lo que necesitáis es un gestor documental de catálogo, os lo decimos.

Agenda una llamada